Bogdanova Bureau — архітектурні та інтер’єрні рішення для приватних та комерційних об’єктів
Сайт: https://bogdanovabureau.com/ua/
Instagram: https://www.instagram.com/bogdanovabureau/Ольга Богданова — засновниця Bogdanova Bureau
Живе своєю справою
Любить фінанси і завжди вивчає нове у цьому напрямку
Сміливо тестує гіпотези та відслідковує їх результати у Finmap
Instagram: https://www.instagram.com/bogdanova.personal/Чи можливо налаштувати зрозумілий та системний фіноблік у проєктному бізнесі?
- Ні, там стільки нюансів. Навіть не варто намагатися все порахувати, нічого не вийде
- Напевно, це дуже складно. Не обійтись без команди фінансистів
- Можна, і навіть без фінансового відділу усередині бізнесу
Не знаємо, яку відповідь ви вибрали. А Ольга Богданова вирішила: «Можна». Підключила Finmap, заручилася підтримкою нашого фінансового експерта…
Що, і головне, як вийшло в Ольги реалізувати — у цьому кейсі*
* Кейс буде корисним не лише тим, хто має проєктний бізнес. Він для всіх, хто:
- поки що не розуміє, як підступитися до фінобліку;
- шукає способи припинити втрачати гроші;
- хоче розібратися, що відбувається у фінансах бізнесу.
Дано
З Finmap Ольга знайома з моменту запуску сервісу, коли разом із партнером розвивала велике архітектурне бюро, де було понад 40 співробітників. Однак, на той момент фінансами в компанії займалися фінансовий менеджер і бухгалтер, тому вона не мала можливості оцінити сервіс.
У 2018 році бюро розділилося та Ольга почала будувати свою компанію — Bogdanova Bureau, в якій зараз 8 співробітників. «Після величезної компанії створювати маленьку — велике задоволення», — каже вона.
Коли постало питання ведення фінобліку, Ольга також вирішила впровадити Finmap. Тим паче, була можливість користуватися сервісом безкоштовно цілий місяць, щоб спробувати.
* Зараз у Finmap є безкоштовний пробний період 14 днів
А трохи згодом підключила ще й фінансового менеджера Finmap для ведення обліку. Здавалося б, невелика команда, величезний досвід у ніші та такий творчий напрямок. Навіщо стільки уваги до фінансів?
Саме завдяки значному бізнес-досвіду (з 2006 року) Ольга вже давно пройшла стадію хаосу в обліку, коли «всі гроші, що заходять, — наші». І чітко розуміла важливість обліку фінансів.
У неї були конкретні завдання:
1️⃣ Розрахувати собівартість проєктів
Важливо було знати, як порахувати собівартість. Щоб знаходити збиткові проєкти, розуміти, чому вони збиткові, та вживати заходів.
2️⃣ Систематизувати витрати компанії
А також зрозуміти, де є перевитрати, які витрати повторюються, що можна оптимізувати або перерозподілити.
3️⃣ Впровадити професійний фінансовий облік у бізнесі
А саме:
- глибше розібратися у можливостях сервісу Finmap та налаштувати його під особливості компанії;
- тестувати нові гіпотези;
- мати можливість ставити всі питання щодо фінансів та отримувати консультації.
* Так виглядає Аналітика у Finmap. У наших користувачів є звіти про рух грошових коштів (CashFlow), про прибуток та збитки (P&L), про дебіторську та кредиторську заборгованості, звіт за проєктами та інші.
Тому ми запропонували їй допомогу фінансового менеджера.
Крім того, фінансові менеджери Finmap мають досвід роботи у різних нішах. Що дозволяє їхнім клієнтам отримувати погляд зі сторони та переймати класні рішення з інших галузей.
Попрацювавши з кількома менеджерами*, Ольга все ж таки знайшла «свого», з яким співпрацює і зараз.
* За бажанням, наші користувачі можуть звернутися за допомогою до фінансових експертів Finmap і вибрати для себе асистента, менеджера або ментора. Докладніше про цю послугу ви можете дізнатися тут.
Які ж рішення тепер використовуються в Bogdanova Bureau
1. Впровадили погодинку
2. Впровадили Проєкти у Finmap
* Користувачі Finmap можуть завести окремі напрямки діяльності у вигляді проєктів. Щоб бачити в окремому звіті доходи, витрати, прибуток, рентабельність та маржинальність кожного проєкту.
3. Створили фонди
- Фонд факапів
У роботі не обходиться без факапів та непередбачуваних обставин. Раніше їх покривали із грошей компанії чи власних коштів Ольги. Тепер для таких випадків є окремий фонд, куди одразу ж відкладається по 2% з усіх грошей, що надходять.
«Буває, проєкт не може сам себе окупити, наприклад, є наші помилки, якийсь людський фактор, десь підвели терміни… Усі проєкти накопичують цей фонд, і він може перекрити такі ситуації».
- Фонд розвитку
У нього відкладають гроші на навчання та корисні поїздки. Наприклад, на Expo Dubai 2020.
- Фонд маркетингу
Він з’явився нещодавно. Поки в Bogdanova Bureau клієнти приходять в основному по сарафанному радіо. Проте у 2022 році є план почати залучати нових клієнтів. Для активної роботи у цьому напрямку створили окремий фонд.
Планувати проєкт на 1 місяць або 3. Надавати послугу або відмовитися від неї. Використовувати той чи інший софт або ні. Фінансовий облік та аналіз допомагають приймати ці рішення виважено і на основі цифр, а не навмання.
Наприклад, Ольга розповідає, що рік тому вони відмовилися від моделювання у 3Ds Max, тому що він з’їдав багато ресурсів та часу команди. Перейшли на іншу програму. Проте в одному із проєктів клієнт дуже просив зробити візуалізації саме у 3Ds Max. Та й команда теж цього хотіла.
Тоді вирішили зробити так, як просять клієнт та команда. Але провести це як експеримент. Виділили в окремий проєкт і порахували, скільки часу на нього пішло та скільки грошей витрачено в порівнянні з програмою, якою користуються для інших проєктів. Виявилося, що витрати були дуже високі.
✅ У Bogdanova Bureau налагоджено та системно ведеться облік фінансів.
✅ Ольга використовує таблиці для фінансового моделювання та прогнозування, а також Finmap для аналізу ситуації у бізнесі та прийняття рішень.
✅ Завдяки правильному обліку у компанії з’явилася можливість розподіляти гроші та створювати фонди під різні цілі: резерв, навчання, маркетинг, вирішення позапланових ситуацій.
✅ Вдалося побудувати систему розрахунку вартості проєктів, щоб не працювати в мінус та не перекривати збиткові проєкти за рахунок прибуткових.
✅ У компанії правильно рахують прибуток, і Ольга може коректно нарахувати собі дивіденди. Так, щоб бізнес не потрапив до касового розриву після їх виплати.
✅ Паралельно Ольга проходила та продовжує проходити різноманітні курси та програми з фінансів. Усі інсайти, гіпотези та ідеї після навчання також обговорює зі своїм фінансовим менеджером.
P.S. Насамкінець кілька крутих висновків від Ольги
- Про допомогу фінансового менеджера:
«Сам Finmap — добре. А коли є людина, яка допоможе розібратися та все систематизувати, це допомагає заощаджувати. Тому що ти платиш фінансовому менеджеру 10 000 грн., а втрачати без нього можеш 50 000 грн. І навіть не знати, куди і де ти їх втрачаєш, упускаєш чи не враховуєш».
- Про те, як простіше почати вести облік:
«На коротких проєктах легко розкласти фінанси. На довгограючих проєктах це все складніше і трішки неприємно: вести облік годин, постійно звіряти баланси, каси, постійно вносити дрібні витрати…».
- Про кризу для підприємців:
«Криза це не завжди стопер. Це може бути класною точкою зростання. Саме криза допомагає подивитися по-іншому на те, що ти робиш. Переформатувати, оптимізувати. Тому що у потоці ти не звертаєш увагу на невеликі похибки. А криза змушує зібратися».
- Про фінанси в цілому:
«Багато хто не любить фінанси, але це основа. Дуже важливо стежити за їхнім станом. Якщо ти не полюбиш фінанси, то фінанси не полюблять тебе».
